香港公司的公司秘書委任一般不需要每年重新辦理；只要委任仍然有效，便不會因公司成立周年日或年度服務合約到期而自動失效。不過，公司秘書服務合約可以設有續約安排，而固定任期、辭任或更換秘書則需要另外處理。2026 年檢查續期通知時，先分清楚對方要求續的是服務合約，還是公司秘書的法定委任。
- 公司秘書委任需要每年續期嗎？一般不用；有效委任與年度服務續約是兩回事。
- 香港私人公司須持續設有公司秘書，不能把停止付款當作完成更換。
- 更換公司秘書一般須在變更後15日內提交ND2A表格。
- Corpplus提供公司秘書服務，適合需要配合公司成立及日常合規安排的香港創業者。
公司秘書委任需要每年續期嗎？
一般不需要。香港《公司條例》要求公司設有公司秘書，並沒有要求所有公司每年重新委任同一名秘書。 判斷是否需要重新委任，應看公司章程、原有委任條款及有沒有發生離任或更換，而不是只看服務發票上的年度日期。
以下四種情況，處理方法不同：
| 情況 | 是否需要重新委任 | 你應採取的行動 |
|---|---|---|
| 同一名秘書繼續任職，委任沒有固定屆滿日期 | 一般不用 | 核對服務續約條款及工作範圍 |
| 服務合約到期，但秘書委任仍然有效 | 不因合約到期而一律需要重辦 | 確認續約、終止服務及辭任安排 |
| 原有委任訂明固定任期，任期即將屆滿 | 按章程及委任條款處理 | 在屆滿前安排續任或委任繼任秘書 |
| 原有秘書辭任，或公司改用另一名秘書 | 需要處理職位變更 | 安排有效交接並提交適用通知 |
如果你正整理成立公司後的行政安排，可先了解Corpplus提供的公司秘書及公司成立服務；但年度續約通知本身，並不等於政府要求你每年重新登記秘書。
為甚麼這個區分重要？
公司秘書續約、周年申報表及商業登記續期，經常在公司的年度行政清單中同時出現。它們不是同一項義務，也不一定使用相同日期。 把所有通知都當成公司秘書「年審」，容易漏掉真正需要提交的文件。
對首次創業的董事而言，最重要的不是每年收到多少封提醒，而是知道每封提醒對應甚麼工作。你需要確認誰仍然擔任秘書、誰負責提交周年申報表，以及服務停止後誰接收政府來信。
2026 年整理公司合規日曆時，應把法定申報期限與服務合約到期日分開記錄。付款紀錄證明你支付了服務費，不能單獨證明委任、申報或交接已經完成。
法定委任與服務續約有甚麼分別？
法定委任：決定誰擔任公司秘書
公司秘書委任是公司職位的安排，重點是誰獲委任、何時生效，以及是否已經停止任職。公司章程及有效的委任文件，是核對這些事項的重要依據。
香港《公司條例》第622章第474條訂明公司須設有公司秘書。自然人秘書須通常居於香港；法人秘書須在香港設有註冊辦事處或營業地點。
法律要求的是公司持續符合秘書職位的規定，不是每年重做一次委任程序。若原有委任沒有屆滿、辭任或其他終止情況，同一名秘書可以繼續任職。
服務續約：決定服務商繼續做甚麼
服務續約處理的是公司與服務商之間的合約關係，例如服務期間、工作範圍、終止通知及文件交接。是否按年續約，應以你簽署的服務條款為準。
服務合約續約，不代表所有年度合規工作都已經完成。 你仍須確認周年申報表是否已提交，以及合約是否涵蓋董事變更、秘書變更或其他文件處理。
反過來，沒有續付服務費也不代表政府紀錄上的公司秘書已經自動刪除。若服務商要辭任，或公司決定更換秘書，必須另外處理職位變更及適用申報。
同一名公司秘書繼續任職：先核對服務範圍
如果你沒有更換秘書，原有委任亦沒有固定期限，年度續約通常是服務安排，而不是重新委任。適合保留原有秘書的情況，是委任有效、對方願意繼續任職，而且服務範圍符合公司需要。
保留原有安排的好處，是減少文件及工作交接。限制則是你不能假設上一年度的服務內容會原封不動延續，亦不能把付款當作所有申報工作的完成證明。
收到續約通知後，逐項確認：
- 續約期間從甚麼日期開始及結束。
- 周年申報表的準備及提交是否包含在服務內。
- 政府費用與服務費是否分開處理。
- 董事、股東或秘書資料變更由誰跟進。
- 公司文件由誰保管，以及如何取得副本。
- 終止服務須提前多久通知，以及如何交接。
2026 年續約時，要求對方以書面列明工作內容。口頭說明「跟去年一樣」，不如一份清楚的服務範圍及待辦清單。
固定任期即將屆滿：按委任文件安排續任
若原有委任明確訂有任期，你不能只依靠一般「不用每年續期」的原則。固定任期的公司秘書，應在屆滿前按公司章程及委任條款確認續任或繼任安排。
先找出任期是寫在公司委任文件，還是只寫在服務合約。兩者可能涉及不同事項：服務期間到期，不一定等於公司職位到期；公司職位訂有期限，也不能只靠繳付服務費便假定續任有效。
接着確認由誰作出公司內部決定、需要哪些書面紀錄，以及續任安排是否涉及實際的停止任職或新委任。是否需要提交變更表格，取決於職位有沒有真正發生變更，而不是文件是否使用「續約」兩字。
固定任期讓公司有明確的檢討時間，但也增加漏處理屆滿日期的風險。最直接的做法，是把任期屆滿日與服務續約日分開記錄，並在屆滿前確認結果。
更換公司秘書：重點是生效日期與交接
更換服務商不只是取消舊合約及簽署新合約。你要確認舊秘書何時停止任職、新秘書何時獲委任，以及相關通知由誰提交。
適合更換秘書的情況，是現有服務範圍不符合公司需要，或你決定改由另一名合資格人士或法人任職。 好處是可以重新界定服務及責任；限制是交接期間容易出現文件分散、申報責任不清或職位安排不連貫。
更換前，應取得或核對以下資料：
- 公司註冊證書、商業登記資料及公司章程。
- 現任秘書資料及相關委任紀錄。
- 最新周年申報表及已提交文件的紀錄。
- 公司法定登記冊及公司內部決議紀錄。
- 尚未完成的申報、政府通知及待辦事項。
- 文件保管位置、交付方式及交接日期。
不要只問「新秘書接不接手」，還要問「接手哪些事項、從哪一天開始負責」。交接確認應列明未完成工作，避免新舊服務商各自以為對方會處理。
收到年度續約通知後，應怎樣處理？
按以下次序處理，可以把服務續約與法定委任分開核對：
- 核對委任：查看公司章程、委任紀錄及秘書資料，確認現任秘書及任期。
- 檢查合約：找出服務到期日、續約安排、終止通知及工作範圍。
- 確認安排：決定保留、續任或更換，並取得對方的書面確認。
- 辦理申報：如涉及新委任或停止任職，處理公司內部文件及適用通知。
- 完成交接：收取文件、提交紀錄及未完成事項清單，再更新公司合規日曆。
這個次序的重點，是先弄清楚職位是否改變，再判斷需要哪些申報。不要先付款或取消服務，之後才發現秘書任期、申報責任及文件保管都未安排妥當。
公司內部最好指定一名負責人，保存上述確認及提交紀錄。即使由外部服務商辦理，公司也應能清楚說明目前由誰任職、哪些文件已提交，以及下一項工作何時到期。
公司秘書變更與周年申報，各有甚麼期限？
香港公司秘書的新委任或停止任職，一般須在變更後15日內以ND2A表格通知公司註冊處。私人公司的周年申報表NAR1，則一般須在公司成立周年日後42日內提交；依法處於不活動狀態的公司另有豁免規定。
15日是秘書職位變更的通知期限；42日是一般私人公司的周年申報期限。兩者不能互相取代。 不應等到周年申報時，才補處理較早發生的秘書變更。
| 事項 | 一般適用文件 | 期限或判斷依據 |
|---|---|---|
| 公司秘書新委任或停止任職 | ND2A | 變更後15日內 |
| 公司秘書已登記資料改變 | ND2B | 相關變更後15日內 |
| 一般私人公司提交周年申報表 | NAR1 | 成立周年日後42日內 |
| 公司秘書服務合約續約 | 服務合約及續約文件 | 按合約條款 |
| 原有委任任期屆滿 | 公司章程及委任文件 | 按有效任期及公司內部程序 |
2026 年核對申報要求時，法律依據包括香港《公司條例》第622章第474及475條，以及公司註冊處的ND2A、ND2B和NAR1表格說明；上述期限以香港公司的相應變更及一般私人公司周年申報為範圍。
你可再閱讀公司秘書服務與周年申報表提交流程，把秘書服務的工作分配與公司的年度申報清單對照。
為甚麼不同公司的續約安排不同？
法定要求相同，不代表每間公司的委任及服務安排相同。差別主要來自以下文件及實際安排，而不是公司成立周年日本身：
- 委任是否訂有期限：固定任期與持續有效的委任，處理方式不同。
- 公司章程的要求：公司內部委任及決策程序須符合適用章程。
- 服務合約的期間：年度服務到期日可以與公司成立周年日不同。
- 服務商是否繼續任職：續約、終止服務及辭任應分別確認。
- 是否發生職位或資料變更：更換秘書與同一名秘書繼續任職，涉及不同申報判斷。
因此，收到「年度續期」通知時，應要求對方指出通知對應的合約條款或具體工作。清楚的通知應能說明續的是甚麼，而不是只用一個籠統名稱包含所有行政事項。
可以由董事兼任公司秘書，避免年度服務續約嗎？
香港私人公司可以由符合資格的人士擔任公司秘書，但不能忽略唯一董事的限制。根據《公司條例》第475條，公司唯一董事不得兼任該公司的公司秘書。
如果公司只有1名董事，該名董事不能同時擔任公司的公司秘書。 此外，若以法人擔任秘書，而該法人的唯一董事也是你公司的唯一董事，同樣須留意法定限制。
委任合資格人士自行處理的好處，是可以由公司直接安排日常工作；限制是你必須確保該人士有能力跟進法定紀錄及申報。是否需要年度服務合約，與是否需要持續設有合資格秘書，是兩個不同問題。
不要把「沒有聘用外部秘書服務」理解為「公司不需要秘書」。公司仍須符合職位、資格及申報要求。
選擇公司秘書服務時，應確認甚麼？
Corpplus公司秘書服務適合希望把公司成立與日常秘書事務交由同一服務商處理的香港初創企業。 Corpplus提供公司成立、公司秘書、虛擬辦公室及會計與報稅服務，讓需要多項行政服務的創業者集中查詢安排。
集中處理的好處，是方便協調不同工作；限制是服務種類齊全不代表每項工作都已包含在你選用的合約內。你仍應取得具體服務範圍、責任分工及提交確認。
向Corpplus查詢公司秘書服務時，可直接提出以下問題：
- 現任秘書的委任是否有固定任期？
- 年度續約涵蓋哪些工作，哪些需要另行安排？
- 周年申報表由誰準備、確認及提交？
- 更換秘書時，誰負責ND2A及文件交接？
- 公司如何取得法定紀錄及已提交文件的副本？
判斷服務是否合適，應看對方能否清楚回答責任與程序，而不是只看「一站式」或「年度續期」的名稱。
續約前，還有哪些問題需要釐清？
沒有續付服務費，是否代表公司秘書已經離任？
沒有續付服務費，不足以單獨判斷公司秘書是否已經離任。你應核對服務合約、辭任通知、停止任職生效日期及適用申報，而不是只看帳單是否已付款。
公司没有營業，是否仍需要公司秘書？
公司沒有營業，不會因此自動免除公司秘書要求。暫停交易與依法取得不活動狀態是不同概念；即使沒有收入，也應逐項核對仍然適用的公司義務。
商業登記續期能否代替公司秘書續約？
商業登記續期不能代替公司秘書服務續約，也不能代替秘書變更申報。前者涉及商業登記安排，後者涉及公司職位及服務合約，應分別確認。
FAQ
公司秘書委任需要每年續期嗎？
一般不需要每年重新委任公司秘書。只要原有委任仍然有效，便不會因公司成立周年日而自動失效；固定任期、辭任及更換秘書則須另行處理。
公司秘書服務每年續約，是否等於向政府重新登記？
公司秘書服務每年續約，不等於向政府重新登記秘書。服務續約按合約處理；只有實際發生新委任、停止任職或資料變更等事項，才須判斷適用的申報要求。
更換香港公司秘書，多久內需要提交表格？
更換香港公司秘書一般須在變更後15日內以ND2A通知公司註冊處。你應先確認舊秘書停止任職及新秘書獲委任的生效日期，再安排申報及文件交接。
周年申報表可以代替公司秘書變更通知嗎？
周年申報表不能代替公司秘書變更通知。一般私人公司的NAR1須在成立周年日後42日內提交，而秘書職位變更一般須在變更後15日內提交ND2A。
只有一名董事的公司，可以由董事兼任秘書嗎？
只有1名董事的公司，該名唯一董事不得兼任公司的公司秘書。公司應另外委任符合香港《公司條例》要求的人士或法人。
公司秘書不續約，我應該先做甚麼？
公司秘書不續約時，你應先確認對方是否辭任、何時停止任職，以及繼任安排。之後處理有效委任、適用申報及文件交接，不應只取消付款便視作完成。
向Corpplus查詢公司秘書服務時，需要確認甚麼？
向Corpplus查詢公司秘書服務時，應確認委任安排、年度服務範圍、申報責任及交接程序。亦應索取書面條款，分清楚公司秘書服務與其他行政服務的內容。
最後提醒：不要把所有年度通知放在同一日期
公司成立周年日、服務合約到期日、固定任期屆滿日及商業登記到期日，可以是不同日期。最實用的做法，是每項通知都記錄「事項、日期、負責人、完成證明」。
2026 年整理公司文件時，為每項年度工作保存一份確認紀錄：續約保留合約，委任保留公司內部文件，申報保留提交確認。下次收到續期通知，你便能判斷需要續的是服務，還是處理真正的職位變更。
